В этом году на Tagline Summer Awards жюри оценивали проекты, которые были реализованы в период самоизоляции и за максимально короткие сроки. Весной этого года нам пришлось перенести встречу клуба из офлайна в онлайн, но при этом нам удалось сохранить открытый обмен опытом между участниками встречи, неформальную часть и атмосферу. И собрать максимальное количество участников встречи за все время существования клуба.

Проекту TrueDigital Club уже больше 2 лет. Клуб объединяет в себе экспертов и ведущих игроков рынка, которые обмениваются опытом и делятся внутренней кухней бизнеса из первых рук. Сейчас это уже целая экосистема. Встречи клиентов Artics Internet Solutions и приглашенных гостей: участники знают их ценность и какие неожиданные инсайты можно на них получить. На каждом офлайн-мероприятии прицельно и глубоко, без прикрас, обсуждается одна актуальная тема и выступает один спикер.

Портал truedigital.ru, на котором мы анонсируем и делимся материалами по итогам встреч, рассказываем самые важные новости рынка и делимся экспертизой. А потом и Telegram-канал @truedgitalclub, где несколько раз в неделю мы даем актуальные цифры рынка, новости и кейсы и спрашиваем мнение читателей.

Весной 2020 г мы готовились к очередной офлайн-встрече, но за две недели до мероприятия вся страна ушла на самоизоляцию. Отменять встречу было нельзя: ситуация непростая и новая для всех, бизнес должен быстро к ней адаптироваться, а задача клуба организовать пространство, где digital-специалисты могут поделиться опытом. По сути, сложность организации заключалась не в самом факте проведения онлайн-мероприятия, а в том, чтобы сохранить живую атмосферу офлайн-встреч в онлайне: открытый неформальный настрой, располагающий к общению.

Поставленные задачи

— разработать и реализовать новую концепцию встреч клуба в онлайн-формате;

— сохранить неформальную часть мероприятия;

— сделать актуальную тему «Как адаптироваться к самоизоляции» максимально полезной для всех участников: поделиться рабочими схемами и решениями.

Решение: подход и реализация

Быстро стало понятно, что надо отказаться от формата 1 встреча = 1 спикер = 1 доклад. Кризис затронул все сферы бизнеса, и ситуация от сферы к сфере сильно разнилась. Поэтому мы организовали деловую часть в формате живого общения и диалога, пригласив представителей каждой отрасли. В нашем случае участвовали представители от: Додо Пицца, Inchcape, Qlean, One Two Trip, Сбермаркет. В результате такого быстрого обмена опытом у некоторых рекламодателей даже возникли идеи бизнес-коллабораций.

Важная часть мероприятия — неформальное общение после деловой части, в рамках которого участники клуба могут обмениваться идеями и делиться опытом.

Нельзя было отказаться от нее, при этом мы понимали, что удержать внимание и сохранить атмосферу в онлайне будет сложно. Поэтому решили создать несколько виртуальных комнат, в которых участники встречи собирались и просто общались друг с другом. Для удобства обозначили тематику комнат и назвали одну «Просто поболтать».

Еще придумали активности, которых обычно не бывало в офлайне. Например, организовали игру «Угадай мелодию» и даже караоке. Чтобы усилить офлайновое ощущение живого человеческого присутствия, всем зарегистрированным на мероприятие мы отправили «Пакет участника».

Чтобы анонсировать мероприятие и вовлечь участников, мы запланировали серию анонсирующих рассылок и за неделю до начала мероприятия запустили Телеграм-канал https://t.me/truedigitalclub. На канале помимо анонсов встречи, выводили хайлайты самого мероприятия во время проведения с отдельными важными вопросами обсуждения и материалами встречи после.

После встречи канал продолжил развиваться: мы увидели интерес аудитории и продолжили публиковать только самые важные новости отрасли. Теперь это полноценный отраслевой канал, в котором мы коротко говорим о самом главном в digital, а количество подписчиков растет каждый день.

В результате, чтобы сохранить живую атмосферу, но не навредить официальной, мы поделили встречу на деловую и неформальную части и создали несколько комнат — дискуссия и развлекательные. Чтобы не рассеивать внимание участников, мы закрыли развлекательные комнаты во время деловых выступлений. Доступ к ним открыли только после окончания деловой части.

Результаты встречи

Мы перевыполнили план по количеству участников мероприятия на 20%. При этом изначально мы не занижали планку, а ставили цель собрать на онлайн-мероприятие не меньше людей, чем на офлайн-встречу. Более 70% участников онлайн-мероприятия остались на неформальную часть и общались более 1,5 часов в виртуальных комнатах.